С наступлением осени приобретает повышенную популярность бизнес-туризм. Большинство компаний, специализирующихся на этом направлении, готовы организовать поездки на зарубежные семинары, тренинги, выставки и прочие мероприятия, что называется под ключ — с учетом всех пожеланий и потребностей заказчика.

С недавнего времени руководство многих компаний стало уделять повышенное внимание работе с персоналом. Довольно эффективным средством роста профессионального уровня работников предприятий являются разнообразные выездные мероприятия: семинары, конференции, тренинги, которые организовывают и проводят представители зарубежных фирм, а также выставки, тематические съезды и т. п.

По словам директора по туризму ООО «Пилот» Натальи Довгой, на Западе деловой туризм признан одной из наиболее активно развивающихся отраслей мировой экономики, и в Украине данное направление становится год от года все более востребованным. Эксперты считают, что сегодня это один из самых динамично развивающихся сегментов туристического бизнеса.

Наглядным подтверждением его активного развития является тот факт, что 27 сентября в Киеве пройдет второй work shop MICE Ukraine, посвященный business travel. То, что на данном рынке уже появилось собственное выставочное мероприятие, свидетельствует о высоком уровне интереса к данному направлению как со стороны компаний, так и операторов рынка. По мнению начальника отдела маркетинга компании «Нью Лоджик» Ларисы Скрипки, примечателен также тот факт, что одна из составляющих business travel — соnference: организация корпоративных событий, конференций, тренингов, семинаров и т. д. — сейчас переросла в самостоятельное направление. «Активное развитие любого рынка неминуемо влечет за собой дифференциацию компаний. В связи со значительным ростом спроса на услуги конференц-сервиса мы открыли новый отдел «Нью Лоджик Конференц», специализирующийся на предоставлении услуг в этом сегменте», — рассказывает г-жа Скрипка.

По словам экспертов, основными факторами, способствующими динамичному развитию рынка business travel, являются улучшение экономической ситуации в стране, ее интеграция в мировую экономику, а также усовершенствование сервиса по этому направлению — специализированные агентства могут более быстро и в сжатые сроки организовать любую деловую поездку. Кроме того, предприятию зачастую более выгодно заключить договор корпоративного обслуживания с оператором деловых поездок, чем поручать организацию тура своим сотрудникам, тем самым отвлекая их от выполнения непосредственных обязанностей.

Генеральный директор компании «BTS» (Бизнес Тревел Сервис) Мария Пономаренко говорит, что руководители предприятий начинают понимать, что при выезде за рубеж стоит сосредоточить усилия на заранее организованных встречах (так называемый matchmaking), а не на поиске подходящей гостиницы, поэтому все чаще прибегают к услугам специализированных организаций.

Представители турфирм также отмечают, что в последнее время наблюдается тенденция значительного увеличения количества поездок не только в зарубежные страны, но и по Украине. Связано это с тем, что многим как отечественным, так и иностранным компаниям становится тесно на столичном рынке, и они активно осваивают регионы.

Актуальные направления

По словам Натальи Довгой, организация деловой поездки любой сложности требует серьезной профессиональной подготовки. Многие ведущие туристические компании предлагают свои услуги по организации business travel, однако лишь для немногих фирм деловой туризм является основным направлением деятельности. «В компании «Пилот» создан специальный отдел, занимающийся исключительно деловыми поездками корпоративных клиентов как за рубеж, так и по Украине с посещением мировых выставок, конгрессов, симпозиумов или конференций. Среди услуг, которые предлагаются, — консультации при выборе страны, места проведения мероприятия с учетом профиля компании, оптимальный подбор гостиниц и конгресс-залов, помощь в организации групповых авиаперелетов, трансферы в Киеве, других городах Украины и за границей. Кроме того, обеспечивается сопровождение русскоговорящих гидов во время всех мероприятий, заказ аудиовизуального оборудования, обширная культурная и развлекательная программа в свободное от работы время», — рассказывает г-жа Довга.

Сейчас заказчиками деловых поездок являются не только зарубежные, но и отечественные предприятия. Как сообщает Лариса Скрипка, ранее наиболее активными клиентами business travel-операторов были представительства иностранных компаний, предприятия с зарубежными инвестициями. Все чаще услугами специализированных организаторов пользуются не только крупные и средние, но и малые украинские компании — в основном строительные, консалтинговые и аудиторские.

По наблюдению г-жи Скрипки, за последний сезон значительно возросло количество съездов, конференций и тренингов, организовываемых для дилеров и дистрибьюторов, специалистов отделов продаж и региональных представителей.

География деловых туров очень обширна. Западную Европу уже трудно назвать дальним зарубежьем, поскольку именно туда направлен основной поток бизнес-туристов. По словам менеджера делового туризма компании «Артекс-94» Евгении Остик-Суревич, весьма популярны деловые (выставочные) туры в Германию, Италию, Францию, а также Китай + Гонконг. Менее популярны Великобритания, Арабские Эмираты, Австрия, Япония. По всей видимости, в этом случае основополагающую роль играет принцип оптимального соотношения цена/качество. Эксперты отмечают, что излюбленными местами проведения бизнес-симпозиумов являются Турция, Египет, Венгрия, Чехия.

Поездка под ключ

Минимальный пакет услуг при организации business travel включает оформление выездных документов, перелет (или другой вид транспорта), размещение в отеле, транспортные услуги, работу гида, переводчика. Набор дополнительных сервисов зависит от потребностей и возможностей заказчика (к примеру, аренда конференц-зала, регистрация участия в выставке, поиск деловых партнеров, организация семинаров и конференций, экскурсионные программы, корпоративные игры, вечеринки и т. д.).

По словам Марии Пономаренко, основными услугами компании «BTS» являются поездки на специализированные мероприятия: семинары, конгрессы, зарубежные выставки в составе официальных делегаций и индивидуально, организация приема иностранцев в Украине, в частности, при посещении ими крупных выставок. «Один из наших VIP-партнеров — международная выставка парфюмерии и косметики InterCHARM-Украина. На это событие приезжает огромное количество бизнес-туристов как из всех регионов Украины, так и из-за рубежа. Естественно, они обращаются к организатору за помощью. Кроме того, оргкомитет сам приглашает большое количество партнеров: докладчиков на конференции, зарубежные исследовательские компании, СМИ. Здесь большую роль играет не только качество услуг, но и оптимизация бюджета выставки. Также в нашей компетенции находится организация работы специальной зоны ВВР (Beauty Business Program), где могут работать и вести переговоры VIP-посетители выставки, представители иностранных делегаций, докладчики конференций, для которых мы организовали бизнес-тур. Помимо этих услуг, можем организовать обзорные туры по предприятиям выбранного заказчиком региона, выездное заседание руководства, посещение конференций и тренингов в Украине и за ее пределами. Недавно начали развивать корпоративное обслуживание, которое подразумевает заключение контракта на предоставление всего спектра туристических услуг нашим клиентам на постоянной основе», — рассказывает г-жа Пономаренко.

Как правило, в активе компаний имеются стандартные программы, которые используются в качестве основы при планировании. Однако в процессе подготовки тура они корректируются с учетом требований определенного заказчика, учитывая специфику поездки, а также возможности и пожелания клиента.

Евгения Остик-Суревич рассказывает, что, если по каким-то причинам готовый пакет не устраивает заказчика, составляется индивидуальная программа, в которой учтены все нюансы тура, в том числе перемещение по стране, проживание, организация досуга.

Что касается сроков, необходимых для организации деловой поездки, то все зависит от ее формата, длительности оформления выездных документов, термина по оплате депозитов за участие в выставках или конференциях и т. д. Евгения Остик-Суревич считает, что стандартный срок заказа тура продолжительностью 4–5 дней — это минимум две недели. Однако если речь идет о всемирно известных глобальных событиях делового туризма в мире, то поездку необходимо заказывать за месяц-два, а то и полгода до начала мероприятия.

Лариса Скрипка резюмирует, что чем раньше клиент начнет организацию деловой поездки, тем больше времени будет как у него, так и у представителей business travel-оператора для ее организации. Также следует учитывать и тот факт, что чем больше группа, тем раньше следует заказывать поездку. Ведь, если планируется корпоративное мероприятие на 100 человек, намного легче и значительно дешевле разместить его участников за месяц, чем за два дня до начала.

Критерии стоимости

Маркетинг-директор компании «Артекс-94» Ольга Грановская информирует, что цена деловой поездки рассчитывается как обычный туристический пакет с учетом всех расходов клиента. Лариса Скрипка отмечает, что основными факторами, формирующими стоимость, являются количество человек, период поездки, страна пребывания, условия проживания, вид и класс транспорта (авиаперелет или поезд), услуги гида-переводчика внутри страны и пр.

Большинство туристических компаний предоставляет клиентам систему скидок. По словам Натальи Довгой, она зависит от объема заказываемых услуг в месяц, формы и сроков оплаты, наличия дисконтных карточек, по которым предоставляется скидка в компании «Пилот». Ольга Грановская рассказывает, что компания «Артекс-94» предоставляет скидки для постоянных клиентов, а также групп более трех человек. «Мы всегда принимаем во внимание просьбу заказчика уложиться в определенную сумму, для чего стараемся выбрать отель достойного класса с бюджетной оплатой, либо максимально приемлемое соотношение цена/качество», — утверждает г-жа Грановская. При организации групповой деловой поездки компания «Нью Лоджик» предоставляет значительные скидки практически на весь спектр услуг: от стоимости аренды бронируемого номера до скидок на арендуемое конференц-оборудование.

Как отмечает Ольга Грановская, если клиент по каким-то причинам не может отправиться в поездку, расчет производится согласно договору с туристической компанией. В том случае, если отказ поступает в тот момент, когда уже забронированы отели и заказаны билеты, потери клиента могут составить 100% стоимости тура. Все зависит от того, на каком этапе происходит аннулирование заказа.

Техническое обеспечение

Как правило, компании, специализирующиеся на организации деловых поездок или для которых business travel является одним из ключевых направлений, предоставляют услуги по аренде конференц- и выставочного оборудования, а также при необходимости производят полное техническое оснащение мероприятия.

Основополагающую роль в организации эффективной работы на выездных мероприятиях имеет также качественно налаженная мобильная связь. Между тем если участник поездки будет пользоваться своим украинским мобильным номером, то общение будет проходить в режиме роуминга по тарифу $2–5 за минуту. Удачным решением в этом случае является предоплатный роуминг TravelSIM от UTT&CSC, который обеспечивает связь в 130 странах мира. Заместитель директора компании «Тревел сим» Наталья Яструбинская поясняет, что в 40 странах (к примеру, в России, Турции, Египте, ОАЭ, 19 странах Европы) входящие звонки будут бесплатными. А еще в 40 входящие рассчитываются по символическим тарифам $0,10–0,25. Стоимость исходящих звонков, к примеру, из России и Кипра, составляет от $0,45, из Израиля — от $0,50, Турции и Египта — от $0,55, Германии — от $0,60, Болгарии и Венгрии — от $0,65, Италии — от $0,75, Китая — от $0,95. Указанные цены действуют круглосуточно и едины вне зависимости от направления звонка как внутри страны, так и за ее пределы. SMS можно отправлять из любой точки мира по фиксированной цене $0,40. В тарифах TravelSIM отсутствует плата за соединение, а также абонентская оплата. Срок действия услуги составляет один год от последнего звонка или SMS, и если у пользователя остались средства на балансе, он может их использовать во время следующего путешествия на протяжении года.

 Ева Ветрова, «ДС»