З метою забезпечення органів виконавчої влади та учасників цивільного обороту достовірною інформацією Законом України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців” передбачено формування Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців (ЄДР). Інформація ЄДР має стати базовою для шести відомчих реєстрів, що здійснюють постановку суб’єктів господарювання на облік.

На сьогодні в Україні діють суб’єкти підприємництва, що були зареєстровані у порядку, встановленому постановами Кабінету Міністрів № 276 від 29 квітня 1994 року, № 125 від 22 січня 1996 та № 740 від 25 травня 1998 року, тобто за різними процедурами та зразками бланків свідоцтв про державну реєстрацію. Крім того в Україні на даний час здійснюють діяльність юридичні особи, які не підлягали державній реєстрації згідно з вказаними вище постановами і у яких свідоцтво про державну реєстрацію взагалі відсутнє. По суті, такі суб’єкти господарювання знаходяться поза правовим полем України.

З набуттям чинності Закону про реєстрацію 1 липня 2004 року розпочалася заміна раніше виданих свідоцтв про реєстрацію на свідоцтва про державну реєстрацію єдиного зразка (те, що інколи некоректно називають „перереєстрацією”). З наближенням кінця 2005 року спостерігається збільшення черг до державних реєстраторів, спричинене не стільки зростанням кількості реєстраційних справ, скільки потоком суб’єктів господарювання, що прагнуть замінити старі свідоцтва на свідоцтва єдиного зразка неодмінно до кінця 2005 року. Таким чином з’являється фактор, що створює ускладнення в роботі державних реєстраторів та напругу в середовищі суб’єктів господарювання. Ця напруга зростає з поширенням чуток про введення у наступному році оплати за отримання свідоцтв єдиного зразка чи навіть ліквідацію суб’єктів господарювання, які не отримали такого свідоцтва.

Держпідприємництво України наголошує, що частина 2 Прикінцевих положень Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців” прямо вказує на те, що протягом 2004-2005 рр. заміна свідоцтв здійснюється безоплатно і не виключає продовження такої практики після завершення цього періоду.

Заміна свідоцтва про державну реєстрацію проводиться тільки після включення відомостей про суб’єкта господарювання до Єдиного державного реєстру, а свідоцтво єдиного зразка видається на основі внесених до ЄДР відомостей. Для включення до ЄДР суб’єкт господарювання має подати державному реєстратору відповідну реєстраційну картку – форма № 6 для юридичних осіб, форма № 10 – для фізичних осіб-підприємців, та оригінал старого свідоцтва про державну реєстрацію (форми № 6 та № 10 розміщено на офіційному веб-сайті Держпідприємництва). Існує два види свідоцтв про державну реєстрацію – окремо для юридичної особи і окремо для фізичної особи-підприємця, бланки яких практично ідентичні за дизайном, але відрізняються за кольором.

Держпідприємництво ще раз звертає увагу на те, що заміна свідоцтв під час включення відомостей про суб’єкта господарювання до Єдиного державного реєстру проводиться безкоштовно. Реєстраційний збір в даному випадку не справляється, оскільки його сплата передбачена для нової реєстрації та реєстрації змін до установчих документів, а отримання свідоцтв єдиного зразка не належить до жодної з реєстраційних дій.

Вказані документи для заміни свідоцтва державному реєстратору можуть подаватися заявником особисто або, відповідно до статті 8 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців”, документи можуть надсилатися рекомендованим листом з описом вкладення. При цьому підпис заявника на реєстраційній картці повинен бути нотаріально посвідчений.

Закон України “Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців” зобов’язує виключно державного реєстратора провести заміну раніше виданих свідоцтв про державну реєстрацію на свідоцтва про державну реєстрацію єдиного зразка і тільки, відповідно до вимог статті 19 цього Закону, у разі надходження від юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців реєстраційної картки. Закон не містить положень, які б зобов’язували підприємців вчиняти певні дії щодо заміни свідоцтв чи регламентували такі дії.

Оскільки Законом не встановлено плати за заміну старого свідоцтва про державну реєстрацію на свідоцтво про державну реєстрацію єдиного зразка при включенні до ЄДР та не передбачено жодних санкцій за ненадання відомостей про суб’єкта господарювання до ЄДР, Держпідприємництво підтверджує, що заміна свідоцтв триватиме і після завершення 2005 току та проводитиметься без оплати.